Politique de confidentialité
Politique de protection des données personnelles
Version mise à jour le 23 juillet 2024
Au sein de cette politique de protection des données, vous trouverez des informations sur la façon dont nous sommes amenés à utiliser les données personnelles que nous collectons sur le site https://www.prospilot.com/ :
- Quelles données sont utilisées ?
- Pour quoi faire ?
- Par qui ?
- Pendant combien de temps sont-elles conservées ?
- Quels sont les droits des personnes à qui elles appartiennent ?
Les traitements de données personnelles sont encadrés par des règles définies au sein de la réglementation applicable à la protection des données personnelles :
- le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données dit règlement général sur la protection des données (le « RGPD ») et
- la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 (la « Loi Informatique et Libertés ») dans sa version modifiée
Prospilot s’engage à respecter cette réglementation. Pour cela, Prospilot met en place des procédures et des mesures afin de protéger vos données personnelles.
Cette politique de confidentialité est purement informative et ne crée pas d’obligation au-delà de ce qui est prévu par la réglementation applicable, ou par nos conditions contractuelles.
I. Qui traite vos données ?
https://www.prospilot.com/ est édité par Prospilot, une société par actions simplifiée, ayant son siège social au 193 rue Naujac 33000 Bordeaux et enregistrée au Registre du Commerce et des Sociétés de Bordeaux sous le numéro 843 650 672.
Prospilot traite vos données en qualité de responsable du traitement.
Cela signifie que c’est Prospilot qui décide des raisons pour lesquelles elle traite vos données et des moyens qu’elle met en œuvre pour le faire. Elle donne des instructions précises aux éventuels prestataires qui traitent vos données personnelles pour son compte et s’assure qu’ils respectent les règles relatives à la protection des données à caractère personnel.
II. Comment nous contacter ?
Pour toute demande relative à vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à l’adresse électronique suivante : sales@prospilot.com ou à l’adresse postale suivante :
Prospilot
A l’attention de Monsieur Edouard De Blignières
26 rue Fondaudège
33000 Bordeaux
III. Comment traitons-nous vos données personnelles ?
A. Pour gérer vos prises de rendez-vous
Lorsque vous prenez rendez-vous via le site https://www.prospilot.com/, nous traitons vos données pour nous permettre de gérer cette prise de rendez-vous et y donner une suite favorable. Ces traitements sont nécessaires à l’exécution de mesures précontractuelles. Plus particulièrement, nous traitons vos données personnelles afin de :
- Organiser les agendas des personnes concernées
- Préparer le rendez-vous
- Vous adresser des notifications sur les rendez-vous à venir
- Assurer le suivi de vos demandes
- Élaborer des statistiques et améliorer nos services.
Quelles sont les données traitées ?
Il s’agit des données que vous complétez et joignez lors d’une prise de rendez-vous.
Pour cela, Prospilot utilise les données suivantes :
- Les données d’identification (nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone)
- La date et l’heure des demandes que vous nous adressez
- Le cas échéant, les informations que vous nous aurez communiquées sur votre demande de prise de rendez-vous (objet de votre demande, descriptif de votre situation, attentes, besoins, etc)
Il est précisé que Prospilot collecte les données d’identification de façon obligatoire, en ce qu’elles sont nécessaires au traitement de la prise de rendez-vous. En revanche, toute personne reste libre de communiquer d’autres données, notamment dans le champ libre laissé pour préciser ou contextualiser votre demande de prise de rendez-vous.
Qui a accès à vos données ?
- Dans la limite de leurs besoins respectifs, sont destinataires de tout ou partie des données :
- Les services internes de Prospilot en charge du traitement de vos demandes de rendez-vous (à savoir les équipes commerciales de Prospilot)
- Les prestataires et partenaires de Prospilot qui sont en charge :
- de la gestion de la relation client
- de l’hébergement des données dans le cloud
- de la fourniture d’outils marketing
- de la sécurité de l’application et des services Prospilot
- de la mise à disposition de la plateforme de rendez-vous Calendly
- de la fourniture de nos outils de bureautique
- de l’analyse des données à des fins statistiques pour le compte de Prospilot et afin d’améliorer les services
- Des consultants, avocats, comptables et autres professionnels accompagnant Prospilot dans la conduite de son activité
- Ainsi que toute personne légalement autorisée à avoir accès aux données.
Combien de temps conservons-nous vos données ?
Ces données sont conservées pour la durée de traitement de votre demande de prise de rendez-vous ou, le cas échéant, jusqu’à la fin de notre relation commerciale.
Sauf opposition, nous garderons votre adresse e-mail pendant 3 ans à compter de sa collecte ou du dernier contact émanant de vous.
En outre, au terme de ces durées, Prospilot conserve les données nécessaires dans le cadre du traitement des litiges ou au respect d’une obligation légale. Elles sont alors archivées pour une durée n’excédant pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont conservées, conformément aux dispositions en vigueur (notamment mais non exclusivement celles prévues par le code de commerce, le code civil et le code de la consommation). Elles sont ensuite anonymisées ou supprimées.
B. Pour gérer les demandes de contact
Prospilot traite vos données dans son intérêt légitime pour répondre aux demandes que vous lui adressez et notamment fournir des informations sur nos services.
Quelles sont les données traitées ?
Les données traitées sont :
- Vos données d’identification (nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone)
- Le sujet, le contenu, la date et l’heure des demandes que vous nous adressez et de nos correspondances ultérieures
Qui a accès à vos données ?
Sont destinataires des données :
- Les services internes de Prospilot en charge du traitement des demandes de contact
- Les prestataires et partenaires de Prospilot qui sont en charge :
- de la gestion de la relation client
- de l’hébergement des données dans le cloud
- de la fourniture d’outils marketing
- de la sécurité de la plateforme Prospilot
- de la fourniture de nos outils de bureautique
- Des consultants, avocats, comptables et autres professionnels accompagnant Prospilot dans la conduite de son activité
- Ainsi que toute personne légalement autorisée à avoir accès aux données
Combien de temps conservons-nous vos données ?
Vos données relatives aux demandes de contact sont conservées pour la durée nécessaire au traitement de votre demande ou, le cas échéant, jusqu’à la fin de notre relation commerciale.
En outre, au terme de ces durées, Prospilot conserve les données nécessaires dans le cadre du traitement des litiges ou au respect d’une obligation légale. Elles sont alors archivées pour une durée n’excédant pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont conservées, conformément aux dispositions en vigueur (notamment mais non exclusivement celles prévues par le code de commerce, le code civil et le code de la consommation). Elles sont ensuite anonymisées ou supprimées.
C. Pour gérer les prospects
Prospilot traite vos données dans son intérêt légitime pour vous adresser des offres commerciales et optimiser ses campagnes de prospection. Vous pouvez à tout moment, vous désinscrire à la réception de l’e-mail de prospection commerciale en cliquant sur le lien de désabonnement intitulé « unsubscribe » disponible au sein de l’e-mail de prospection ou en envoyant un e-mail à l’adresse suivante : sales@prospilot.com.
Quelles sont les données traitées ?
- Vos données d’identification (nom, prénom)
- Vos données liées à votre activité professionnelle (fonction occupée, adresse e-mail professionnelle, adresse URL de votre profil Linkedin, adresse URL du site Internet de votre entreprise)
- Les données relatives au suivi de la prospection commerciale (échanges d’e-mails avec vous, confirmation d’ouverture de l’e-mail envoyé)
Ces données sont recueillies directement auprès de vous à l’issue d’un premier rendez-vous ou indirectement par le biais d’outils de scrapping et de solutions algorithmiques à partir des données vous concernant accessibles publiquement.
Qui a accès à vos données ?
Sont destinataires des données :
- Nos équipes internes (marketing, digital et commercial), toujours dans l’objectif de réaliser nos propres opérations de prospection commerciale
- Nos prestataires en charge de l’enrichissement de nos bases de données prospect, l’envoi de courriers électroniques de prospection, la gestion de nos bases de données prospect et d’envois de courriers électroniques de prospection
- Nos outils de bureautique (bases de données prospect, messagerie)
- Pour la conduite de notre activité, nos consultants, avocats, comptables et tout autre professionnel nous accompagnant à cette fin ainsi que toute personne légalement autorisée à avoir accès aux données.
Combien de temps conservons-nous vos données ?
Pour le traitement de vos données décrit ci-dessus aux fins de notre propre prospection commerciale, nous conservons vos données personnelles en base active pendant une durée de 3 ans à compter de leur collecte ou de notre dernier contact (qui peut être votre réponse à un de nos courriels, votre demande de documentation ou encore votre clic sur un lien hypertexte présent au sein de notre courriel de prospection).
En cas d’opposition à la prospection commerciale, nous procédons au retrait de vos données de nos listes de contact afin que vous ne soyez plus sollicité.
Toutefois, conformément aux recommandations de la CNIL en la matière et aux fins de gestion de l’exercice de votre droit d’opposition, nous gardons une trace de vos données sur une liste dite d’opposition pendant une durée de 3 ans à compter de l’exercice de votre droit.
En outre, les données permettant d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat, ou conservées au titre du respect d’une obligation légale, font l’objet d’une politique d’archivage intermédiaire. C’est notamment le cas des données relatives à vos demandes d’exercice de droits (accès, rectification, opposition, effacement, limitation, portabilité). La durée de l’archivage intermédiaire est la durée de prescription légale ou de l’obligation légale nous incombant (conformément aux textes applicables comme par exemple le code de commerce, le code civil et le code de la consommation). Elles sont ensuite anonymisées ou supprimées.
D. Pour administrer le site internet
Prospilot traite vos données dans son intérêt légitime pour :
- Faire fonctionner son site internet
- Gérer les incidents, anomalies afin d’assurer le bon fonctionnement des services
- Protéger son site internet contre les virus, piratages informatiques, etc.
Quelles sont les données traitées ?
Prospilot traite vos données, sur le fondement de votre consentement, pour :
- Élaborer des statistiques quant à la navigation sur son site internet et l’utilisation des services qu’elle fournit afin de mieux comprendre vos besoins, si vous ne vous y êtes pas opposés.
Les données recueillies dans ce cadre sont des cookies. Il s’agit par exemple des données de connexion de votre appareil (adresse IP, dates et heures d’accès au site internet Prospilot) et les données de plantage. Le détail des cookies utilisés est fourni au sein de la politique cookies.
Combien de temps conservons-nous vos données ?
Les cookies sont conservés pour une durée de 13 mois maximum suivant le dépôt du cookies.
IV. Combien de temps conservons-nous vos données ?
Chacune de vos données est conservée pour la durée qui est spécifiée ci-dessus dans la rubrique qui lui est dédiée. Toutefois, les données permettant d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat, ou conservées au titre du respect d’une obligation légale, font l’objet d’une politique d’archivage intermédiaire. C’est notamment le cas des données relatives à vos demandes d’exercice de droits (accès, rectification, opposition, effacement, limitation, portabilité).
La durée de l’archivage intermédiaire la durée de prescription légale ou de son obligation légale (conformément aux textes applicables comme par exemple le code de commerce, le code civil et le code de la consommation). Elles sont ensuite anonymisées ou supprimées.
V. Vos données font-elles l’objet d’un transfert hors UE ?
Vos données sont susceptibles de faire l’objet d’un transfert en dehors de l’Union européenne. Lorsque c’est le cas, Prospilot s’assure tout d’abord que le pays tiers dispose d’un niveau de protection jugé adéquat par la Commission européenne.
Si le pays tiers ne dispose pas d’un niveau de protection adéquat selon la Commission Européenne, Prospilot s’attache à ce que ses prestataires se soient engagés à respecter les garanties conformes à la réglementation relative à la protection des données personnelles, pour de tels transferts (comme des Clauses contractuelles types de la commission européenne, Règles contraignantes d’entreprise (BCR) ou tout autre dispositif reconnu par cette réglementation).
VI. Quels sont vos droits ?
Vos droits sont les suivants (articles 15 et suivants du RGPD) :
- Obtenir la confirmation de Prospilot que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées
- Lorsqu’elles le sont, accéder à vos données personnelles ainsi qu’à plusieurs informations sur les traitements en place (droit d’accès – article 15 du RGPD)
- Faire rectifier vos données personnelles qui sont inexactes (droit de rectification – article 16 du RGPD)
- Faire effacer vos données personnelles dans certaines conditions (droit d’effacement ou « à l’oubli » – article 17 du RGPD)
- Obtenir la limitation des traitements, dans les cas visés au sein de la règlementation (droit à la limitation du traitement – article 18 du RGPD)
- Recevoir vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et/ou demander à Prospilot de transmettre ces données à un autre responsable du traitement, lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou sur le contrat et que le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés (droit à la portabilité des données – article 20 du RGPD)
- Vous opposer pour motif légitime au traitement de vos données personnelles (droit d’opposition – article 21.1. du RGPD)
- Vous opposer au traitement des données personnelles vous concernant sans avoir à invoquer de motifs légitimes (droit d’opposition à la prospection – article 21.2. du RGPD) – ce droit est absolu – vous pouvez ainsi demander, gratuitement et à tout moment, à ne plus recevoir de communication commerciale de la part de Prospilot
- Ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques vous concernant ou l’affectant de manière significative de façon similaire (droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée – article 22 du RGPD)
- Définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès et de les modifier et révoquer à tout moment (article 85 de la loi Informatique et Libertés). Ces directives peuvent être générales ou particulières, étant précisé que la société Prospilot peut être uniquement dépositaire des directives particulières concernant les données qu’elle traite. Les directives générales peuvent être recueillies et conservées par un tiers de confiance numérique certifié par la CNIL.
Si vous désignez un tiers auquel les données vous concernant pourront être communiquées après votre décès, vous vous engagez à informer ce tiers de votre démarche et du fait que des données permettant de l’identifier sans ambiguïté seront transmises à notre société et à lui communiquer la présente Politique de confidentialité.
L’existence ou non de ces différents droits dépend notamment du fondement juridique du traitement concerné par la demande. Ces droits ne sont pas illimités et, dans certains cas, la société Prospilot pourra refuser votre demande (par exemple pour des motifs légitimes impérieux pour ce qui concerne le droit d’opposition, hors prospection commerciale).
Dans certaines hypothèses, il est possible que Prospilot ne soit pas en mesure de donner une réponse positive à votre demande et vous en informe dans les délais requis en en justifiant.
VII. Comment exercer vos droits ?
Sous réserve de respecter les conditions posées par la réglementation, vous pouvez exercer vos droits en écrivant à l’adresse électronique suivante : sales@prospilot.com ou à l’adresse postale suivante :
Prospilot
A l’attention de Monsieur Edouard De Blignières
26 rue Fondaudège
33000 Bordeaux
En cas de doute raisonnable de notre part sur votre identité, nous pourrons être amenés à vous demander des informations ou documents supplémentaires afin de vérifier votre identité.
Vous pouvez également procéder à certaines modifications de vos données à partir de votre espace personnel.
Aucun paiement n’est exigé pour répondre à vos demandes relatives à l’exercice des droits précités. Toutefois, conformément à l’article 12 du RGPD, lorsque les demandes sont manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, la société Prospilot pourra exiger le paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications, prendre les mesures demandées ou refuser de donner suite à ces demandes.
Votre demande sera traitée au plus tard dans un délai d’un mois, délai pouvant être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité de la demande. Dans ce cas, vous serez informé de cette prolongation de délai dans le délai d’un mois à compter de la réception de votre demande.
En cas de non-respect de vos droits « Informatique et libertés », vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, en l’occurrence de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, la CNIL. Pour en savoir plus : Les droits pour maîtriser vos données personnelles | CNIL
VIII. Comment vos données sont-elles protégées ?
Prospilot met en œuvre les mesures techniques et d’organisation appropriées afin de protéger vos données personnelles contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l’altération, la diffusion ou l’accès non autorisé à ces données.
Cependant, Prospilot ne maîtrise pas tous les risques liés au fonctionnement d’Internet et attire votre attention sur l’existence d’éventuels risques inhérents à son fonctionnement.
Prospilot contrôle également la façon dont ses prestataires traitent vos données personnelles, de manière à ce que ces derniers présentent les garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des mesures appropriées de sécurité des données.
Dans le cas où vous identifieriez une faille de sécurité affectant le site de Prospilot, vous vous engagez à nous communiquer les informations pertinentes sur cette faille, de manière confidentielle.